Ein Pilotprojekt soll nicht möglichst viele Funktionen enthalten. Es soll eine klar formulierte Annahme unter realistischen Bedingungen prüfen und eine verlässliche Grundlage für die nächsten Schritte schaffen.
Ein eindeutiger Start- und Endpunkt
Der Pilot braucht einen klaren Auslöser und ein überprüfbares Ergebnis. Beispielsweise kann er mit einer eingehenden Bestellung beginnen und mit einem geprüften Auftragsentwurf im ERP enden.
Angrenzende Sonderfälle dürfen dokumentiert werden, müssen aber nicht alle im ersten Schritt automatisiert sein.
Erfolg messbar machen
Vor der Umsetzung sollten wenige Kennzahlen festgelegt werden:
- Bearbeitungszeit vor und nach der Einführung
- Anzahl manueller Eingaben und Übergaben
- Anteil vollständig verarbeiteter Vorgänge
- Häufigkeit und Ursache notwendiger Korrekturen
- Rückmeldung der beteiligten Mitarbeiter
Nach dem Pilot bewusst entscheiden
Die Auswertung zeigt, ob der Ablauf stabil arbeitet und der erwartete Effekt erreicht wird. Erst dann folgt die Entscheidung über weitere Varianten, Systeme oder Abteilungen.
So wächst die Automatisierung entlang belegbarer Ergebnisse statt entlang einer zu frühen technischen Großplanung.